8个简单窍门教你利用好时间

文/bill trenchard

1、说不

当你的公司变得很优秀了，你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过linkedin，email来跟你联系，要跟你去喝咖啡，要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉强记得他的名字，他却要你把facebook上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说：“no”。

要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么，毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是，在这方面你得有个底线，我也会教你一些比较容易say no的办法。

尝试一下这个“no”模板—它是一个罐头回复，适用于任何你想say no的普遍情况。我最早是从mark suster那里听到这个做法，他是一个企业家和投资者，这个办法替我节省了无数的时间，大大减轻了我的焦虑。举一个例子：

你好bill，

很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运，我的公司正发展的不错，但我现在压力很大，为了我的事业。我常去一些社交活动，但恐怕最近就不太方便。

祝好

josh

这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是，他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转，也如实说明了情况，但要记得把话说死，别留下机会，让他们再找上门来。

有了这个批处理模板，你可以跟销售人员说不。在投资者会议，如果你不想再投钱，你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板，包括在linkedin上的回复信息。包括你久违的朋友来email要求一个会面的答复。最终，你肯定会用到它们的。

2、做一个email忍者

推荐给那些没用过sanebox的人，我是它的粉丝，它是这么的简单。有点像google priority mailbox，很给力，并且在iphone上工作良好。它建立了一个批量文件夹，能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件，你永远不会看到它。它很准确，能节省大量的时间。

我所认识的大部分ceo，在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信，看一下，然后把它们放下来，拿起来，放下来，然后是一次一次又一次？这简直叫人精神错乱。然而，我们大多数人正是这么处理email的。我观察到的email忍者会使用三种方法：

①全天候。你的邮箱始终是打开的，一有邮件进来，你就处理掉。你非常有责任心，但这样的话，遇到那些需要深思熟虑的项目，你会很难集中精神。

②分批处理。你每天会有两到四次来查看email，并马上把所有事情都处理掉。

③助理。你有一个全职的或者虚拟的助理，来帮助检查你的email，把真正重要的邮件打上标签，并提醒你那些需要立即处理的事项。当然，这样的话你需要建立一个私人的收件箱，不过这可以让你的生活整个焕然一新。

如果你没有一个助理，我会建议你使用方法二：分批处理。它可以让你在需要的时候，专注于处理email，同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。

另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是，装一套插件。像asana这类的任务管理器里就有，可以让你把email从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱，邮件留待稍后处理。

经验法则：如果你可以在两分钟内回复好或者处理好email，那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟，就把它移动到你的任务管理器里，待后续再处理。你这样做时，也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序，不用再花时间去收件箱里头处理。

我听过一些人说使用gmail的键盘快捷键可以节省掉30%的时间。gmail还提供了一个设置，只要你点击发送，邮件就会自动归档，让你的收件箱每天都干干净净的。

最后，也许也是最有用的就是text expander或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语，就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。

3、管理好你的精力

以前，平均每人每天会步行12英里。但现在我们更多的是坐着。我们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了，harvard business review研究发现久坐的危害堪比吸烟。如果你在高科技行业工作，平均每天会有9.3小时是坐着的。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人，我们天生是需要运动的。这对我们的健康是至关重要的，也是我们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门：

①七分钟锻炼法。这已被科学证明。也是纽约时报提过的。在7分钟里做好12个动作，事实证明它很有效。

②散步式开会。几乎每个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式，而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。

③站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证明站着办公可以降低心脏疾病和癌症的风险，可以提高情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常运动，可以尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。

精力的管理不只是身体上的，还应该包括要了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律，深知深度睡眠和健康的rem周期的重要性。但是我们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要利用好向上的周期，你得像运动员那样来安排你的日程表。拿出你全天最灵敏的一到两个小时，花在对你而言最重要的的三件事上。

他们把早上用来做最需要创意的项目讨论。研究表明，大多数人都是在早上最具有创新意识。处理email然后是站立式的会议，这天最后的工作依旧是处理email。请注意在这些事项当中都有安排休息时间，这样可以保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。

当你想休息的时候，你需要确实的休息一下。去散步，听舒缓的音乐，做一些跟工作不相关的事。跟你的同事闲聊下，也可以发现一些他们工作之外的事情。

4、打造执行手册

对于任何你重复过三次以上的工作，请详细写下过程。指定出执行手册，然后交给别人去做，这样他们可以用完全相同的方式去完成它。要做好这个手册，千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。

这也是uber迅速扩张的原因。他们已经发展到超过70个城市，并且占领了市场。他们是怎么做到的？一个执行手册。每到一个城市，他们手上会有一个清单，写满了必须要做的每一件事情，只有轻微的区域性调整。他们已经多次练习，进行了测试，最后制定好完整的执行手册。所以，现在他们只需要执行就可以了，就像拿钥匙开门那样容易。

“那些成功人士都善于做记录。但是创业公司仅仅这样做还不够。”

我所见过的扩张得最成功的创业公司，在早期就提出了系统化的共同行动和核心操作，并让此成为一种习惯。

5、会议外的收获

有多少次，你和某人进行会议，这个会议对你的公司而言至关重要，但你却找不出办法来增进你和这个人的关系？他可能是你业务发展的合作伙伴，客户或者任何人。会议内容可能不大容易听懂，当你走出会议室，你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好印象的机会好像很渺茫。

要打破僵局，您需要了解他们的职业挑战。

如果你不知道，就问他们。假设你在一个b2b的环境里，什么是你客户的客户的要求？对此你能帮他们做点什么？

“我们有多少人能列出我们的客户那边，排名前三的职业挑战？”

要真正充分利用好会议，必须在私人和工作之间搭一座桥。不必很深入，可以很简单问一下，最近会不会去哪里度假啊。然后记下他们的回答。在会议之外，创造条件去更深入的认识这个人，加深你们的关系。例如，他喜欢骑自行车，就可以向他推荐一条你知道的很棒的骑车路线。这会产生一个变革性的转变。

6、优化内部会议

创业公司往往要进行很多的会议。太多了。减少一些。最简单的办法就是去掉那些状态汇报的会议。你并不需要不断地与团队成员开会，只为了听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在一个googledoc里，让每个人每周都去读一次好了。

“永远不要在做出决定之前，离开会议。”

当涉及到决策会议，请迅速做出可逆的决定。大多数决定在创业公司里都是可逆的，但我们花太多的时间来思考。把人聚到一起，有了正确的数据和正确的人，就可以迅速做出决定。

对所有的决策会议都这样做，除非它是真正的不可逆转的决定。那就花更多的时间，进行更多的对话，把你的顾问和董事会都召集起来。不然的话，决定然后执行就好了。作为创业公司，最大的优点就是迅速做出改变，因为一共也就这么几个零部件。

7、助理

技术的伟大之处在于可以提高我们的效率，但它也有局限性。雇佣一个助手来帮你，无论是办公室里的或远程的，都是值得的。

虚拟助手和服务，像是task rabbit，专注于特定任务，很强大。但是，他们不能知道你脑袋里的想法，不能替代你做出决定。

所以有可能的话，雇一个全职的助理跟你在一起工作。这对你的帮助会超乎你的想象。（）除了能够根据你的行为模式替你做出一些决定外，他们还可以协调很多的事情。如果雇一个全职的助理是不可能的话，就尝试用个虚拟的吧。有很多便宜的服务，像是prialto，他们可以帮你处理一大堆的事物。他们可以帮你订购和寄送礼品，还有听写功能，还能一次性安排好多次会议等等。

听写功能，是不应该被低估的，因为它能提高效率。我建议你安装一个叫做voxie的app。你打开它，只要对着它说，“起草一个给chris的email，”然后把内容口述出来就好了，“chris你好，很高兴在今天早上跟你碰面了。谢谢你能拨空参加。”你的虚拟助理能轻松地做下录音记录，而当你打开你的收件箱，草稿已经在那里了。你需要做的就仅仅是点击发送。

“会议的后续工作会有极大的影响力，但你多久会做一次？”

现在，你可以在会议结束的几秒钟内，就起草好后续的email了。

8、给你的团队一根杠杆

我最近跟一个ceo谈过，他是我认识的最有效率的人，他信仰“走动式管理”，实际内容就像听起来的那样。他每天就在办公室里转圈，停下来挨个跟他的团队成员讲话。他问他们：

什么阻碍了你的工作进展？

是否有任何瓶颈或障碍？我可以帮你做什么吗？

需要什么资源或流程，可以让你的工作进展得更快些？

所以我建议你，去问一下这些问题的答案，并帮你的团队满足他们的需要。如果你希望他们可以快速的完成工作，你首先得自己先快起来。向他们提供所需要的帮助，他们才能在时间内完成工作。响应速度是关键。awayfind是一个批量处理email，相应紧急的要求的工具。当有人给你发送一条高优先级的消息，你会得到一个警告，而不必保持收件箱全天候的打开。

很多时候，你会听到你的员工卡住了。他们会因为部署新功能或与重要人士发送email而紧张不已。他们会为了debug一个小错误而挥汗如雨，然而却无视另一个更大的项目已经停滞不前了。当这样的事情阻碍了他们前进，你能问的最好的问题就是：如果失败了，成本是多少？如果两万人里头只有两个人认为这个新功能不够完美，你就不需要花费这么多的时间。助其化解风险。你作为一个管理者，要这样做才能更好的利用时间。

80/20法则适用于任何事情。也就是说要把80%的时间花在真正有效益的事情上面，只有20％花费在琐事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工，尤其是工程师，在一开始总是要求完美。但是，这不是你想要的。你想要的是速度。

如果你掌握了这些简单的窍门，你就可以将那70％的时间最大限度地使用好。你在会议或者email上会花更少的时间。最重要的是，你有时间去领导你的团队，去鼓舞人心，去搞定生意和改变世界了。

15条管理时间的小窍门

对于那些在海边修养的人来说，似乎永远也没有足够的时间去做那些他们擅长的诸多事务。快乐的时光总是过得飞快，我们开始怀疑这时间到底哪里去了。一些人虽然为每天不断的活动苦恼着，但是他们能够为自己的生活抽出更多的时间，这样就能够观看wings的回放，为你的速冻食品加热。其实所有的这些只需小小的改变。

1、了解时间浪费在哪里

开始你的时间管理程序，你要非常精确的找出在什么地方你浪费了大量的时间。你很可能在许多地方更好的管理你的时间，审视这些，开始每天在这些事务上用心，对待任何事情都不要懈怠，那样对你是没有好处的。一定要严格要求自己。

2、获得工具

井井有条的生活是有益于你管理时间的，因为这样你就不必去想接下来要做什么。你也可以查看自己的计划表，是否有会议要参加，要去附近的哪个餐馆，还有无数其他的琐碎的事情，随时查看自己的时间安排，这会节省你的时间。一些人用iphone，也有一些人用palm，无论你用什么工具，都要保证你能随意的添加你的日常事务的时间计划。

3、吃饭时多做点别的事情

吃饭时仅仅盯着墙面，对时间是巨大的浪费。这是很不好的事情。这个时候你至少可以查看自己的邮件，或者在你大口咀嚼三明治的时候想想自己下午要做什么事情。如果你在自己闲暇的时候读书--这真是太愚蠢了--把这些事情放到午餐的时候吧，为接下来的事务多留点时间，等到你真的闲暇的时候在去读书吧。

4、在车上打电话

我绝对不是说在你开车的时候打电话。现今在许多地方那都是违法的、而且很不安全。使用一个不用手持东东帮助打电话、查看语音信箱。我们每天都要与一些人闲聊，所以好好利用你在车上的时间。不过当你穿过川流的车流中，奉劝你最好不要这样做。

5、在淋浴的时候刷牙

保持牙齿清洁看起来似乎似乎是一个很快就能完成的事情，但是如果你能够在淋浴冲洗你的脑袋时刷牙，你就会为你的早上节省好几分钟的时间呢。坚持一周都这样做，你就能迎来十多分钟宽裕的时间，这样你就有时间整理你的假睫毛或着做其他的事情。

6、飞跑回家

这个是对那些在外面工作的人提出的建议。如果你的公司有打卡进出的制度，要考虑确保在回家之前完成你的工作。如果你有妻子、女朋友，或者你和别人拼车，让他们在距离你家几里的时候放你下车，然后就开始跑吧。把你的衣服整理成突击队员那种风格背着回家。出去你回家换衣服的时间，再从家里出来，你还有时间刮刮今天新长出的胡茬。

7、影院训练

得益于你跑步回家回家节省的时间--如果你有举重练习的习惯--适应在家里练习吧。你可以在卧室里看电视或者遐想自己是一位姗姗来迟的大人物的时候做俯卧撑。这样在你娱乐的时候也把锻炼的任务完成了。晚上你就可以有更多的时间看电视了。

8、别走神

我们都很了解，人都是很容易分心的。如果你的工作是和电脑打交道，但是你不能抵制tnt下午的电视节目，你就得在你工作的时候吧电视机关了。不过你可以在星巴克闲逛或者在海滩边坐着的时候听听广播，这样应该很惬意吧！

9、让别人帮你分担工作

我们不要自己承担太多的工作，人都是慵懒的。但是我们了解很多，我们让自己积压了太多的事情。工作时学会将任务分担给自己的同事，或者在家的时候让室友帮着分担一下。一些像洗完的小事就可以为你每天节省十多分钟，在适当的场合将工作让别人分担一下，这个也是比较明智的。

10、睡眠

我们之中许多人都会在下午间歇的时候在桌边打瞌睡。我们厌倦了工作，而我们却能在昨晚熬夜看angelinajolie。我们会强打精神、重新集中精力来工作。为了避免这种情况，我们应该确保每天晚上都有足够的睡眠--除了angelina又出演了。

11、提前计划好

每天晚上花一点时间想想明天将要做什么，如果你要在八点半到达到某个地方，协调好你的计划。将你的闹钟设置的时间稍微提前一点，计划好你的路线，尽可能避免早上塞车。虽然这会花你几分钟时间来考虑，但是这会为你明天有效地节约时间。

12、优先考虑的事情

确保你的计划井井有条，让它有说服力，这也是合理安排时间的关键。收集音乐磁盘而不去完成你的税务很明显是不明智计划。将你要做的事情--无论是多么小的事情--都一一按顺序列在单子上。这样你就可以开始构建你的时间安排了，优先考虑一些事你就不会浪费时间做一些琐碎的事情了，这样你就不会一下子有过多的事情聚到一起浪费你的时间。

13、做清洁

城里人一般是没有那么幸运的，能够和自己所爱的人住在一起，帮助我们做清洁家务。你得依靠自己清理屋室，跑洗衣房，准备日常用品。不要把你的衣服在洗衣房堆两周，然后再花整个半个周六的时间来洗衣服叠衣服。同样，也不要等到你的屋子乱的不行了，连虫子都到处乱跑的时候才打扫。每天做一点就不会堆积成山了，你也就可以随时整理了。

14、多准备点吃的

如果你自己下厨或者叫外卖，你应该稍微多准备一点。你可以把食物再热一下，为自己的下一餐准备着，你就可以省下忙着做自己的下一餐的时间了。你也可以把余下的食物包起来，工作的时候带着，这样你就可以免于跑着去买汉堡了。每周试个两三次，看看这会为你节省多少时间。

15、超级购物日

与做清洁的技巧刚刚相反。如果你每周都购物几次，那些日用百货和其他的家居条目会耗费你大量的时间。开车去商场、停车、排队……尽是那些无趣的琐事。计划好你要买的东西，每隔两周去购物一次。储存货物，你就不必总是用光这个活那个东西了。当然，这个要仔细计划一番然后列下购物清单。但是最重要的是你要节省自己宝贵的时间^

有效利用时间的一些小建议

在朋友当中，我被认为是效率使用时间的人，因为我爬山、拍照、刷豆瓣、读书、学习、考各种证书、各种聚会，还有一份不算清闲的工作。总有人好奇问：你是怎么同时办成这么多事情的，你不睡觉吗？或者你丫到底上班吗？

我的答案是，时间就是海绵里的水，也是平胸的乳沟。能做更多的事情，并不一定是比别人有更多的空闲时间，而是比别人使用时间更有效率。关于使用时间的个人建议：

1、高度的集中力。任何事情，没有专注的能力效率无从谈起，因此要培养迅速将注意力集中到一件事情上的能力，而且抗干扰能力要强。

2、善于利用碎片时间。人一天的碎片时间是很多的，对于上班族来说尤其如此，比如等汽车、等火车、等飞机、等ufo的时候，比如路途中没有美女搭讪的时候，不要小看碎片时间，积少成多是很可观的，完全可以用这些时间看看书、思考一些问题。

3、有deadline.工作中学习中的deadline除了外界施加的，个人也应当对自己提出要求，并且把这个deadline作为一个强制性的标准，必须按时完成，取信于人很重要，取信于自己也很重要，这能让你尊重自己的计划和安排。

4、每天有一个时间的计划。事情的轻重缓急按顺序排好，首先完成重要且紧急的，其次是重要但不紧急的，最后才是其他事情。另外不要把时间浪费在无意义的事情上面。

5、休闲也是合理使用时间的一部分。不要长时间闲散，但是应当把休闲作为生活中的一部分。

6、掌握良好的做事方法。工欲善其事必先利其器，好的方法可以提高效率。在做事情的时候应当迅速学习和总结经验，选择最优的方法。

7、少看电视。电视节目可以作为娱乐，但是作为学习方式不合适。

8、形成自己的工作/学习节奏。在需要相互协调、协作的事情上，和团体保持一致。在个人的领域中，应当根据自己的能力形成符合自己习惯和能力的学习/工作节奏。对于学生来说，老师讲课的节奏并不快，完全可以形成自学+疑难找老师的模式。

9、一鼓作气很重要。很多事情往往都是刚开始气势高昂，决心满满，但是做到后来越来越拖沓。与其如此，不如一鼓作气完成，尤其对于那些意志力不强的人。

10、培养自己的意志力。给自己制定一个30天计划，在这30天内每天一定完成某件事情，比如按时起床、或者跑10公里等。

11、经常体育锻炼。体育锻炼可以培养意志力，同时让你的头脑变得清醒和兴奋，比打鸡血好用。

12、对未来有想法。目标如同灯塔，人生中大方向上的努力和主要时间都是往这个方向。不管有什么目标，有目标并且努力实践的人会过的比没有目标的人充实，也会更加懂得时间的可贵。

如何有效利用你的空闲时间

如果你恰好有大量空余时间，那么利用它的最好方式莫过于放松玩乐，将自己从充满压力的日子中解脱出来；或者与喜欢的人共度，当然也可以用来大量读书等等。但是只有一点点空余时间呢？比方说5或10分钟。你该如何最有效率地利用那些小段空余时间呢？

这个答案因各人习惯不同而不同，不过最好地利用空余时间的方法取决于——你的工作方式和你要做的事情。虽然如此，我仍然总结了一份有益的列表来帮助你快速地找到那些能够有效利用空余时间的方法：

1、阅读。无论是读一本书、报纸或者杂志，哪怕就读那么几页，坚持下来就是一本了。弥缝觉得，一本好的书，利用空隙连续起来读有时使你对内容有更深的理解。

2、清理收件箱。把会议开始前焦急地等待时间用来清理你的收件箱。如果收件箱内的东西很多的话，你当然得干快点，也许你不能全部处理完，但是减少一点堆积的东西仍然是个不错的好心情，毕竟有一个空着的收件箱的感觉好极了。

3、打电话。列一份你需要打电话清单，记下号码并且随身带上。不管在桌前还是在路上，你都可以在很短时间内解决一些通话。

4、挣钱。这是我最喜欢的空余时间的利用方法了。我有一份将要写的文章清单。每当自己有闲暇，我就迅速写出其中的一部分。这样不断的累计起来，就可以写出一份不错的文章来投稿出去，并且取得相当的额外收入。

5、上网。给同事们发一封快速的邮件，或者和朋友同事聊上几句，读几文章也相当不错。

6、制定目标。回顾你的目标，或者为接下来的一周设定一个目标。这些都不需要多少时间。或者你也可以整理一下任务清单等等。

7、解决最近的财务。还没支付帐单，忘记整理自己的支票簿，或者没有更新经济预算。用这些时间去解决这些事，它们每一项都不会花费多少时间的。

8、头脑风暴。这是另外一件我在5分钟闲暇里最喜欢做的事——掏出自己的随身笔记本，然后开始一个对某项目或文章的头脑风暴。不管你在工作或私人生活中遇到什么，头脑风暴都能给你带来益处。而且它不花多少时间。

9、清理办公桌。一张整洁的桌子使你更有效率，你只需要把办公桌上或周围地上积累的各式各样垃圾都简单清理一下就完事，同样的简单、不花多少时间。

10、锻炼。没时间锻炼？10分钟足够伸伸胳膊拉拉腿了。每天做两三次，你就会更健康。

11、散步。这不花什么时间，而且你在哪儿都可以去散步。更重要的是，它可以把你的从长时间的桌前工作解救出来。而且散步，呼吸新鲜空间对轻松大脑，重新焕发创造力也是个很好方式。

12、想想接下来的工作。制作一份下一步行动清单，把一切事件都掌握在自己的手中。

13、冥思或者打个盹。一个5到10分钟的沉思（或者一个盹）都能让你感到精神清爽。

14、写篇博客文章。一点点的闲暇时间是更新博客文章的绝佳时机，也不完也可以分几次，累积几次不就完成了嘛！